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关于规范公司证照管理的规定

赣中联建字[2016]009号

为加强本公司证照、文件的立卷工作,完善档案管理制度,将公司档案纳入规范化管理,现要求严格规范证照的使用,加强公司证照管理工作,责任到人。现将规范管理措施要求如下:

一、证、照的使用:

1、按公司《证、照管理制度》要求,明确用证人责任,按要求规范填写“公司证照使用申请单”,写明申请事项、用证明细,经部门领导签字交由主管领导审核同意后,在公司证照保管人处办理领用手续。

2、公司证、照和个人证、照在使用过程中,用证人须在审批的使用范围内使用,不得挪作他用,如有违反,公司将视情况给予行政及经济处罚。

3、丢失、毁损公司证、照和个人证、照时,用证人须及时报告公司领导,且造成的损失和纠纷由当事人负责;如用证人因个人原因丢失公司证、照原件者,按证件办理费用的5倍进行赔偿 。

4、各分公司借用证件应及时归还,使用周期原则上不得超过一周。有特殊情况,需延期使用的,在请示获批后,方可延期。否则违规使用超过一个月,将按压证标准收取使用费(收取方式及标准参照赣中联建字[2015]011号文件规定)

二、证、照的保管:

1、证照保管人或经办人应建立证照使用台帐,明确证照去向,妥善保管证照;因保管人或经办人保管不当造成公司证、照原件损毁一次性达三种以上,给予保管人或经办人行政处分,按证件办理费用的5倍进行赔偿。

2、证照保管人或经办人不准擅自作主借出公司证、照和个人证、照,如有违反,给予证照保管人或经办人行政处分,并承担因此造成的一切经济损失及法律责任。

3、证照散失、损毁、被盗时,证照保管人或经办人应迅速向公司递交说明原因的报告书,行政管理部经理应根据情况依照相关规定手续处理,并及时补办。

三、证、照的检验:

1、证照收回时,如证照保管人检验出假证,由上一环节责任人(用证人)承担责任,并负责追查原因与追回原件;

2、如证照提交江西省建设工程安全质量监督管理局或相关政府部门年检时,被查出假证,所造成的恶劣影响及经济损失将追究当事人及使用假证分公司的责任,并对责任分公司处以江西省建设工程安全质量监督管理局处罚的双倍罚款(最少1万元/证)。

3、集团公司档案室会逐步在证照上贴公司专属标签,如归还证照上标签遗失,将查验证照真伪、追查遗失原因,并对责任人进行处罚。

4、为防止出现伪造公司证照或业绩的现象,公司证照不能随意委托他人带回公司。

5、经办人及使用人要爱惜、保管好公司各类证照,避免证照使用过程中出现证照破损、证照影印文字模糊难辨、证照有污渍等现象。如破损严重将追究用证人的责任。

四、证、照的交接:

档案管理员人员更换时,要做好档案盘点,如出现遗失证照的事件,将按交接单目录,进行职责划分。如果交接单目录中有遗失证照,将追究现任档案管理员的责任,如果交接单目录中未有遗失证照,将追究上一届档案管理员责任。责任人要负责将遗失证照进行补办,并按补办费用5倍进行外罚。

附:证件办理费用费用标准

 

 

江西中联建设集团有限公司

二O一六年三月二十四日

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